شش سیگما

سیستم های مدیریت مختلفی به عنوان چارچوب برای پیاده سازی بهبود کیفیت ظهور کرده اند که یکی از آن ها TQM است که استراتژی آن برای پیاده سازی و مدیریت، بهبود کیفیت فعالیت های یک سازمان است. در حقیقت متدلوژی شش سیگما یکی از توسعه های متد TQM است که موتورولا در سال های ۱۹۸۰، به عنوان یک توسعه از TQM آن را معرفی نمود.

به طور عمومی، ۶سیگما به نسبت TQM بسیار موفق تر ظهور کرد. دلایل بسیار زیادی برای این موفقیت وجود دارد که دلیل عمده آن تمرکز شدید ۶سیگما بر روی پروژه است که عملکرد مالی کسب و کار را به طور عمده تحت تأثیرات مثبت قرار می دهد.

۶سیگما با تعریف معیار هایی که نشان دهنده میزان خرابی در فرآیند هستند، امکان مقایسه وضعیت عملکردی فرایندهای مختلف را فراهم می کند و به سازمان برای تصمیم گیری در مورد محل تمرکز منابع جهت عملکرد بهتر کمک می‌کند. در واقع یک راهکار و متدولوژی ای برای توسعه فرآیندهای کسب و کار است که بر مبنای حدس و گمان منظم مبتنی بر پروژه برای بهبود کیفیت خروجی فرآیند، کاهش تنوع در تولید فرآیندهای کسب و کار، برطرف نمودن خطاها و اشکالات و همچنین حذف موارد غیرضروری از محصولات، فرآیندها و تراکنش ها، در راستای افزایش رضایت مشتریان است.

شش سیگما از فنون تحلیل فرآیند و تحلیل آماری برای تعیین ورودی‌های فرآیند که منجر به خروجی نامناسب می‌شوند استفاده می‌کند. به حداقل رساندن انحرافات موجب ارایه محصول یا خدمت سازگارتر و پایدارتر می‌شود

در حقیقت سیگما حرف هجدهم از حروف الفبای یونانی است که معنای آماری آن انحراف از وضعیت مطلوب می باشد. منظور از کاهش انحراف در سازمان کاهش خطا در فرآیندها است. درواقع محور بررسی و تحلیل ها در۶سیگما ، فرآیند است نه افراد. براساس نگرش نوین مدیریت کیفیت، سازمان مجموعه فرآیندهایی است که هدف آن ها ایجاد ارزش برای مشتری است. تمرکز سازمان برای رساندن سطح کل به سطح ۶سیگما با تمرکز بر فرآیند آغاز می گردد. سیگمای هر فرآیند در واقع عبارتست از انحراف استاندارد از میانگین و تحت کنترل درآوردن فرآیندها.

6 سیگما بر موارد زیر تاکید دارد:

-          تلاش مستمر برای دستیابی به نتایج فرآیندی قابل پیش بینی و پایدار که برای موفقیت سازمان بسیار حیاتی است.

-          فرآیندهای کسب و کار و تولید ویژگی هایی دارند که آنها را بتوان اندازه گیری ، تحلیل، بهبود و کنترل کرد .

-          دستیابی به بهبود مستمر خدمات نیاز به تعهدی از سوی تمام افراد سازمان و خصوصا مدیریت ارشد دارد.

ساختارهایی که Six Sigma را از دیگر فرآیندهای بهبود خدمات جدا می سازد عبارتند از:

·         بازگشت سرمایه کمی و قابل اندازه گیری در پروژه های Six Sigma

·         تاکید موکد بر رهبری و پشتیبانی قوی

·         تصمیم گیری بر مبنای داده های تایید شده و درست به جای فرضیات و حدس وگمان

Six Sigma، از مجموعه ای از روش های مدیریت کیفیت ( به همراه روش های آماری)، استفاده می کند که این روش ها عبارتند از DMAIC و DMADV

یک سازمان برای رسیدن به سطح ۶سیگما، باید از مراحل و سطوح قبلی سیگماها بگذرد. برای سازمانی که رویکرد فوق را دنبال می کند، ابتدا ورود به حوزه سیگماها و تعیین وضعیت موجود و سپس طی مراحل بهبود تا رسیدن نهایی به سطح ۶سیگما  که ۴/۳ خطا در میلیون است، امری ضروری است.

اهداف شش سیگما

- کاهش نوسانات و تغییرات

- تقویت بنیه رقابتی سازمان

- روشی سیستماتیک جهت حل مسائل

- کاهش ایرادات

- افزایش رضایت مشتری (گیرندگان خدمت (

- بهبود کیفیت

- کاهش سیکل زمانی ( تحویل به موقع (

- کاهش هزینه ها

- اهداف ملموس در شش سیگما

- بهبود بازدهی فرایند

معنای ۶سیگما، تلاش برای نزدیکی هرچه بیشتر به درجه تکامل و برتری در تولید و ارائه خدمات است و هدف آن کاهش انحراف از وضع مطلوب یا تغییر پذیری خروجی فرآیندهاست و به دلیل تاکید عمیق بر روی تحلیل های آماری، مقیاس های ارزیابی طراحی، تولید محصول و فعالیت های متمرکز در حیطه مشتری گرایی، قادر است احتمال بروز خطا در محصولات و خدمات را به میزانی بی سابقه کاهش دهد. هدف بنیادی این روش اجرای راهبردی مبتنی بر اندازه گیری عملکرد است و از طریق اجرای پروژه های بهبود دهنده، سعی در کاهش نوسانات فرآیند و بهبود آن دارد. تمرکز ۶سیگما بر روی کاهش تنوع در مشخصات کیفی محصولات کلیدی است.

سازمان های درگیر با متدلوژی  ۶ سیگما از افراد آموزش دیده خاصی استفاده می کنند که در ادامه به معرفی آن ها می پردازیم:

Executive- (مدیران ارشد): مدیر یا مدیران ارشد، مسئول تعریف ۶ سیگما در سازمان هستند. مسئولیت های اصلی آنها هدف گذاری در سطح شرکت در راستای استراتژی های کسب و کار، تعیین نحوه و چگونگی کسب مزیت در تحقق نتایج پروژه ها است.

 Champion-(قهرمانان): به مدیران ارشدی گفته می شوند که پروژه های ۶ سیگما را انتخاب و نظارت می کنند. مسئولیت ایشان این است که منابع مورد نیاز را حاصل کرده، کمک و همراهی سایرین را در صورت لزوم کسب نماید.

Master Black Belt- (مدیران کمربند مشکی): افرادی که پروژه های جامع ۶ سیگما را هدایت و راهبری می کنند.

Black Belt- (کمربند مشکی ها): این اصطلاح به رهبران گروه مسئول اجرای پروژه های ۶ سیگما اطلاق می شود. این گروه به دلیل مهارت های رهبری و ارتباطشان انتخاب می شوند.

Green Belt- (کمربند سبزها): به اعضای گروه های ۶ سیگما گفته می شود که بر روی دانش ۶ سیگما کار می کنند.  

 - Team Members (تیم اجرایی): افرادی که برنامه های مشخص و تعریف شده بهبود را به صورت عملیاتی اجرا یا نظارت می کنند.

کلیات DMAIC

استفاده از ۶سیگما محدود به کمپانی های تولیدی نمی شود بلکه بسیاری از سازمان های خدماتی  نیز برنامه های ۶ سیگما را به صورت موفقیت آمیز پیاده سازی کرده اند. به عنوان یک متدلوژی پیاده سازی، ۶ سیگما یک جعبه ابزار و یک چارچوب ساختاریافته برای پیاده سازی در سازمان ها را فراهم می کند. هدف اصلی در پس ۶ سیگما ، استفاده از داده های مشخص و دقیق تحلیل شده برای اشاره به منبع خطاهایی است که به فرآیندهای مختلف کمک می کند. روش ۶ سیگما برای دستیابی به این هدف، متدلوژی تعریف، اندازه گیری، تحلیل، توسعه و کنترل (DMAIC) است. در راستای این متدلوژی، یک برنامه توسعه، با تعریف مسئله آغاز می شود. پس از اینکه مسئله تعریف شد، اندازه گیری هایی برای سنجش کمی مسئله انجام می شود. پس از آن این فرآیند با یک تحلیل کامل و دقیق از فرآیندهای مرتبط، برای تشخیص ریشه اصلی علت مشکل ادامه پیدا می کند. زمانی که علت ها تشخیص داده شد، راه حل ها برای حل مسئله ارائه می شود در نتیجه فرآیندها توسعه پیدا می کنند. آخرین گام ایجاد کنترل هایی است که این اطمینان را ایجاد کند که مشکل مجددا بوجود نمی آید.

از زمان پیدایش  ۶ سیگما سه نسل از پیاده سازی ۶ سیگما پدید آمده است. در نسل اول، ۶ سیگما در درجه اول، بر رفع نواقض و کاهش تنوع بنیادی در تولید متمرکز بود. (موتورولا نمونه ای کلاسیک از نسل اول ۶ سیگما است). در نسل دوم، ۶ سیگما بر کاهش تغییرات و رفع نواقص باقیمانده تأکید داشت ولی هم اکنون تلاش عظیمی در جهت متصل کردن این تلاش ها به پروژه ها و فعالیت هایی که کارایی  کسب وکار را با توسعه طراحی محصولات و کاهش هزینه ها گسترش می دهد، انجام می دهد. (جنرال الکتریک، به عنوان بکاربرنده نسل دوم ۶ سیگما شناخته شده است). در نسل سوم، ۶ سیگما افزون بر این، تمرکزی بر ایجاد ارزش در سازمان و ذی نفعان آن (مالکان، کارکنان، مشتریان، ارائه دهندگان و در مقیاس بزرگتر جامعه) دارد. ایجاد ارزش به فرم های زیادی مانند افزایش قیمت ها و سود سهام، حفظ یا گسترش شغل، توسعه و گسترش بازارها برای محصولات/ خدمات سازمان ها که دستیابی به بازارهای جدید و یا گسترده تر است و همچنین افزایش سطح رضایتمندی مشتریان (شاید با کاهش سیکل زمانی و یا افزایش توان عملیاتی)  امکان پذیر است.

DMAIC

از این متد جهت توسعه تولیدات یا فرآیندهای موجود در سازمان استفاده می شود که شامل چشم انداز، استراتژی و اهداف سازمان نی باشد.

فازهای DMAIC

فاز تعریف (Define):

هدف از فاز تعریف که یکی از گام های DMAIC است، تعریف فرصت های پروژه و تشخیص یا اعتبارسنجی است که نشان دهنده پتانسیل دستیابی به موفقیت مشروع می باشد. پروژه باید برای مشتری و همچنین کسب وکار مهم باشد. ذی نفعان فرآیند و مشتریان باید بر سر مفید بودن پروژه توافق داشته باشند. ابزارهای گرافیکی هم برای این فاز بسیار مفید و موثرند که بیشتر فلوچارت ها، نقشه های فرآیندی را شامل می شود. این ابزارها فهم آسان تر و بصری تری از تغییرات مورد نیاز و یا فرآیندهای مورد نیاز برای توسعه را به کاربر می دهد.

فاز اندازه گیری (Measure):

هدف این فاز ارزیابی و درک فاز جاری فرآیند است که شامل جمع آوری داده های اندازه گیری کیفیت، هزینه و زمان بهره وری می باشد. تشخیص لیستی از متغیرهای ورودی کلیدی فرآیند و همچنین متغیرهای خروجی کلیدی فرآیند بسیار مهم است. این متغیرها باید در انتهای فاز تعریف شناسایی شوند ولی باید به دقت تعریف و اندازه گیری شوند که این عمل در فاز اندازه گیری انجام می پذیرد. به عبارتی، بایستی داده های کافی برای تحلیل و شناسایی کارآیی فرآیند جاری با توجه به پارامترهای یاد شده جمع آوری شود. داده های جمع آوری شده در این فاز می تواند به شیوه های مختلفی نمایش داده شود.

فاز تحلیل (Analyze):

در فاز تحلیل، هدف استفاده از داده های فاز اندازه گیری برای آغاز تشخیص ارتباط بین علت و معلول در فرآیند و یافتن منابع گوناگون تغییر پذیری است. بدین معنا که در فاز تحلیل، هدف تشخیص علت های ایجاد نواقص و مشکلات مربوط به کیفیت، مشکلات مربوط به مشتریان، مشکلات چرخه زمانی و کارآیی و یا ناکارآمدی ها و ضایعات پروژه است. برای استفاده از اطلاعات، وجود یک سری ابزارهای آماری که بتوان به وسیله آنها عملکرد فرآیندها و تولیدات را بهینه نمود، بسیار ضروری است. در دنیای رقابتی امروز، کیفیت خوب یک ویژگی تجملاتی نیست بلکه از دیدگاه هر دوی تولیدکنندگان و مصرف کنندگان یک نیاز بنیادی است.

ابزارهای تحلیل از داده های قدیمی و یا داده هایی که از فاز اندازه گیری جمع آوری شده است، استفاده می کنند. این داده ها معمولا در ارائه سرنخ درمورد علل بالقوه مسائل و اشکالاتی که در پروژه ها و فرآیندها ایجاد می شوند، بسیار مفید هستند. در بسیاری از موارد، هدف فاز تحلیل، کشف و شناخت روابط تجربی بین متغیرهای فرآیندها و نیز توسعه بینش در مورد بهبود بالقوه فرآیندهاست. لیستی از علت های ریشه ای و فرصت های ویژه که برای عمل در فاز توسعه مورد نیاز است، در این فاز باید ساخته شود.

فاز توسعه (Improve):

در فاز اندازه گیری و تحلیل، تیم تصمیم گیری می کند که کدامیک از متغیرهای کلیدی فرآیندی را مورد مطالعه و بررسی قرار دهند،  و همچنین تشخیص می دهند که چه داده هایی را جمع آوری کنند و چگونه آن ها را نمایش داده و تحلیل کنند، به علاوه تشخیص منابع بالقوه و تشخیص چگونگی تفسیر داده های جمع آوری شده نیز در این فاز صورت می پذیرد. در فاز توسعه، به سوی تفکر خلاقانه درباره تغییرات خاصی که می تواند در فرآیند رخ دهد و سایر عواملی که می تواند برای تأثیرگذاری بر کارآیی فرآیند انجام شود، حرکت می کنند. طراحی مجدد فرآیند برای توسعه گردش کار و کاهش تنگناها و روندهای کاری استفاده وسیع و گسترده ای از فلوچارت ها و نقشه های جریان های ارزش را موجب می شود. مهارت ها و تجارب طراحی می تواند در یک فرآیند واقعی فیزیکی و یا در یک مدل شبیه سازی شده از فرآیند اعمال شود و همچنین می تواند برای تعیین اینکه کدام فاکتورها در خروجی فرآیندها تأثیرگذارند و نیز تعیین بهینه ترکیب فاکتورها مورد استفاده قرار گیرد. هدف فاز طراحی، توسعه و بهبود یک راهکار برای مسئله و همچنین تست آزمایشی راهکار است.

فاز کنترل (Control):

هدف فاز کنترل، تکمیل کارهای باقیمانده پروژه و تحویل فرآیندهای توسعه یافته به مالک فرآیند در طول یک برنامه کنترل فرآیند است و همچنین سایر روال های مورد نیاز برای اطمینان از اینکه دستاوردها به توسعه فرآیند کمک می کنند نیز انجام می پذیرد و در صورت امکان، توسعه در سایر فرآیندهای مشابه در کسب وکار نیز پیاده سازی شود. طرح های کنترل فرآیند، باید سیستم هایی برای نظارت و ردیابی راهکار پیاده سازی شده، شامل متدها و متریک هایی برای حسابرسی دوره ای باشند. چارت های کنترلی، ابزار آماری مهمی برای استفاده در فاز کنترلی متد DMAIC است. بسیاری از طرح های کنترل فرآیند شامل چارت های کنترلی بر روی متریک های بحرانی فرآیند هستند.

تنظیم : solaris